新形势下医院基建档案管理该怎么做？这些建议和措施一定要看

　 2019-11-04

医院基建档案如实地记载了工程从立项到设计、施工、竣工验收、交付使用及运行管理全生命周期的情况，客观地反映了项目总体规划、功能设计、组织施工、后期改扩建等方面的情况。因此，作为见证医院发展建设历史的基建档案，对于医院自身而言有着重大意义。

新形势下医院基建档案管理面临的挑战和问题

一、多元建设模式下医院建设者与使用者分离

随着时代的快速发展，医院建设出现了社会化代建、EPC、BOT 等多种模式。建设模式的多元化使得档案管理出现多次移交的情况，给档案管理工作带来了一定的压力。

深圳市为弥补城市发展的民生短板，提高全市整体医疗卫生技术水平、增加医疗卫生优质资源供给，从改善和增加医疗卫生基础设施到提高医疗技术服务水平，都加大了人力、资金投入以及政策支持。近十年来，在原深圳特区外各区布局建设一家三级综合医院，同时还新建口腔、肿瘤、儿童等专科医院。在医疗技术水平方面，积极开展医疗卫生“三民”工程。市属医院建成后，均引进知名医学院校或医疗机构来运营管理。这种筑巢引凤的方式快速提高了整体医疗服务水平，但医院建设者与使用者分离的建设模式给医院基建档案管理工作也带来了极大挑战。

一方面，医院的建设单位与运营管理单位不一致，后续运营单位对医院的管线、建筑设施设备等不够了解，给维修、改扩建带来了极大不便，基建档案在此时就具有很重要的作用。因此，务必在医院建设过程中高度重视医院基建档案的管理工作，提供完整、有序、翔实的医院基建档案，为医院今后的使用、维护、改造、安全管理等提供重要依据。

另一方面，在项目尚未竣工验收、档案还未完全按规定标准整理存档时，医院建设方就要将档案移交给医院运营方。这就导致医院建设档案的归档排序缺乏统一性，因为医院的建设单位是按建设程序来整理的，档案移交后又由接收单位整理，档案的整理方式不完全一致，使得整个档案管理的体系不统一，给日后查询和使用带来不便。

二、医院规模不断扩大的需求对医院基建档案管理工作提出了挑战

医院从新建到运营，开放的床位随着业务的发展不断增多。在医疗资源紧缺的城市和地区，如深圳市，一般新建医院运营后不久，随着业务量的上升，会开展医院二期、三期等工程建设，通过扩大医院建设规模的方式满足医疗需求。而医院未来的基建工程如果缺少原始的基建档案资料作为参考，将无法顺利开展。基建档案有着承前继后的作用，重复利用或参考原始基建档案的图纸资料，对扩建工程施工来说，不仅可以加快扩建速度，还可提高设计质量和投资效益。

三、法律保护意识不断增强对医院基建档案资料提出了新的要求

由于历史原因，有的医院会存在与周边单位或当地居民区在地块权属、土地边界等方面的争议问题，那么，基建档案资料可提供维权依据。如果对医院基建档案管理不够重视、档案资料收集缺失、归档不及时等，就会给未来基建工作带来严重影响。因此，医院基建档案应长期保存。

建议和措施

一、加强管理人员培训

新的医院建设模式给档案管理工作带来了新的挑战，因此，要特别加强对档案管理人员在医院建设流程和筹建业务方面的知识培训，让其了解工程建设方面的专业知识，熟悉基建项目的基本程序，对基建档案信息的来龙去脉有系统认识。

医院基建档案管理者应尽快适应改革方向，同时加强工作总结，进行专题研究，提高理论水平，提升整体管理水平。

二、充分运用信息技术手段

随着社会发展以及医院建设规模的不断增大，基建档案数量不断增加、内容更加复杂，载体形式更加多样，笔者建议充分利用信息化手段，实现自动检索、计算统计、信息共享等功能，促进基建档案资源的有效利用及开发，提升基建档案的使用效率。

三、加强档案管理的规范性

为实现基建档案的成套性、完整性、准确性，一方面，要实行档案管理部门对基建档案工作统一领导、分级管理，由医院基建工程分管领导总负责，基建部门领导为基建档案管理的责任人，专（兼）职档案管理人员具体负责档案管理，同时增强档案管理人员的法律意识。另一方面，基建档案可参照人事、设备档案管理的经验和办法，从管理体制、各方职责、档案材料的形成、归档质量要求、基建档案归档验收程序及归档时间等方面做出明确规定，健全管理体制和基建档案管理制度，做到有章可循、有法可依。

医院基建档案是医院建设发展的重要资料，是医院基本建设的历史记录。特别是在当前医院建设的新形势下，更应转变传统归档观念，创新工作方法，进一步做好医院基建工程档案管理工作。

节选自本刊2019年10期

作者：韩艳红/深圳市新建市属医院筹备办公室

图片来源：深圳市新建市属医院筹备办公室